Deltagere på Bestyrelsesmøde d. 26. april 2017
Morten, Theis, Charlotte, Lone, Erling og Katja.
Fraværende: Rikke, Jesper Th.
- Godkendelse af dagsordenen
Dagsordenen er godkendt.
- Tøjsalg og kontingentopkrævning (Finn ønsker at stoppe)
Bestyrelsen har den opfattelse, at det vil blive noget nær umuligt at finde én afløser for Finn. Finn har ydet en kæmpe indsats for klubben og har brugt rigtig mange timer.
Det vil næppe fungere, hvis opgaven fordeles på flere hænder. Derfor vil vi forsøge os med en løsning, hvor mere af handlen bliver lagt på en web-side hos vores tøjleverandør. Vi vil derfor i forbindelse med næste tøj- og sponsorperiode stille krav til leverandøren om et bestillingssystem.
Da det forventes, at der vil være mindre aktivitet i forbindelse med tøjsalget op til sponsor-udløb og nyt tøj, så har bestyrelsen besluttet, at vi må nøjes med at holde åbent for tøjsalg en gang om måneden.
Vi er i gang med at kigge på nyt regnskabs- og medlemssytem (der skal holdes møde d. 15/5-2017). I den forbindelse vil vi kigge på at åbne for betalinger og tage kontingentmodulet i brug som det første og hurtigst muligt.
Vi ønsker først at skifte regnskabsmodulet til årsskiftet.
- Tøj generelt
Bestyrelsen og tøjudvalg nedsætter en ”testgruppe” med mål om at lave tøj-test inden sommerferien.
Lone laver udkast til en kravspecifikation.
- Løbstilladelser fremadrettet
Der er styr på løbstilladelserne.
- Spaghetti tøjleverandør
Morten har haft møde med Spaghetti tøjleverandør som på dette møde har tilbudt web-side, klubaften, bike-fit m.v. Bestyrelsen er i gang med beslutningsprocessen.
- Nordic Bikefit
Vi siger nej tak til tilbud på Bikefit og henviser Nordic Bikefit til vores sponsorudvalg, hvis de ønsker et tættere samarbejde.
- Tilskudsregler til licens
Regler om udlæg og tilskud skal på hjemmesiden. Der kommer 2 datoer for tilskud til licens.
Forældelsesdato er fremover 2 måneder efter løb (for at lette bogholderiet).
Der er stillet forslag om, at der gives tilskud til børnelicenser på lige fod med voksnes licenser. Ud fra princippet lige regler fra alle licensryttere. Vi starter tilskud fra 2018. Vi estimerer at dette vil beløbe sig til ca. 40 børn a kr. 550,-.
- Telte til B&U
Telte er bestilt og betalt.
- Projektor
Projektor: Afventer om det bedre kan betale sig at købe et stort TV og internet opkobling.
- Sponsormøde
Det gennemgående tema for Sponsormødet var, at vi skal være bedre til at arbejde sammen. Dette kan fx gøres ved at forsøge at afstemme sponsorperioder bedre. Vi vil gerne lave samlede aftaler og som minimum blive bedre til ikke at træde hinandens sponsorer for nær. Det ønskes fremadrettet at bestyrelsen orienteres om og godkender nye sponsortiltag.
- Distrikt Sjælland forårsmøde
Charlotte deltog på mødet. Her var ikke de store nyheder. Dog vil der i år blive lagt særlig fokus på at man holder vejbanen ved løb, hvor der ikke er ensrettet. DCU vil slå hårdere ned på ryttere, som krydser midterlinjen ved løb med modsatrettet trafik, og klubben støtter dette initiativ.
- Skivebremser
Der er lagt beskrivelse af vores beslutning (om at følge DCU) på vores hjemmeside og på Facebook.
- Budgetplanlægning – hvad er proces:
Der sendes ønsker ind og umiddelbart inden generalforsamlingen fastlægges budgettet. Der tilstræbes at afholde et bestyrelsesmøde lige inden, så alle kan nå at diskutere budgettet.
- Taskforce indkøb og udfordringer
Vi har brug for mange nye skilte. Vi tjekker op hos Tårnby Kommune om de har nogle ”aflagte” skilte. Vi skal dog have nogle holdere til dem.
Problemet med sidste års rute er, at Kræmmergården er åbnet og kommer til at give et stort problem!!
Der ønskes Information til beboere i området / de berørte ruter f.eks. via aviser, sociale medier og flyers.
- Bestyrelsesmøde
Det er besluttet at varigheden på møder fremover begrænses til 2 timer.
- Tilskud til udlandsture
Søges og bestyrelsen tager individuelt stilling til ansøgning fra gang til gang.
- Trailer
Det er besluttet at vi køber en lille/kort trailer, der kun dækker Taskforces behov. Vigtigste punkt er, at Taskforce kan have tingene stående på traileren fra gang til gang. Theis står for indkøb af traileren.
Lone laver en business case på anskaffelse eller brug af varevogn (køb/leje).
- Forslag om separat økonomi på teams
Der bør etableres en mere strømlinet proces ift. udlæg til teams.
Herudover skal der være klart overblik over de selvstændige regnskaber (og budgetter) på teams og evt. en selvstændig konto til lånecykler.
Der er i øvrigt 3 damecykler og en herrecykel i Motionsafdelingen. De udlejes for kr. 200,-/måned. Ansvarlig Georg.
- Næste bestyrelsesmøde er d. 7. juni 2017.
